Contiquadri: Allegato conservazione (nomina e delega)

Bozza, non ancora in vigore

Questo documento è una bozza e non vincola ancora né te né Contiquadri. Entrerà in vigore quando pubblicheremo la versione definitiva.

Versione italiana della bozza inglese del 2026-09-28. Non in vigore. Il presente allegato costituisce parte integrante delle Condizioni generali di servizio e si applica quando un titolare dell’organizzazione attiva la conservazione a norma offerta tramite Contiquadri. I passaggi contrassegnati con [E-IT] o [E-DK] dipendono dalla società contraente; di ciascuna coppia rimarrà una sola variante.

1. Finalità e scelta del servizio di conservazione

1.1 La legge italiana impone al Cliente di conservare a norma le fatture elettroniche inviate e ricevute per il periodo previsto dalla legge.

1.2 Contiquadri mantiene una copia di ogni file inviato e ricevuto, che il Cliente può consultare e scaricare. Tale copia non costituisce conservazione a norma.

1.3 Il Cliente sceglie tra tre servizi di conservazione nell’apposita scheda. La scelta è effettuata da un titolare dell’organizzazione:

(a) Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate. Il Cliente vi aderisce autonomamente, una sola volta, tramite il portale «Fatture e Corrispettivi». Il servizio conserva per 15 anni i documenti transitati attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Il presente allegato non si applica e non occorre alcuna delega.
(b) La conservazione a norma offerta tramite Contiquadri, gestita dal conservatore accreditato [CONSERVATORE NAME], al quale i documenti sono trasmessi tramite l’intermediario Openapi S.p.A. Si applica il presente allegato.
(c) Un fornitore scelto dal Cliente. Il Cliente scarica i file da Contiquadri e li versa presso tale fornitore. Il presente allegato non si applica.

1.4 Finché il Cliente non effettua la scelta, la scheda indica che non è stato impostato alcun servizio di conservazione a norma.

2. Ruoli

2.1 Titolare dell’oggetto di conservazione: il Cliente.

2.2 Responsabile della conservazione: una persona fisica nominata dal Cliente (articolo 3). Può essere una persona interna all’organizzazione oppure un esperto esterno, indipendente dal conservatore, in possesso delle necessarie competenze giuridiche, informatiche e archivistiche (AgID, Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, §4.6).

2.3 Conservatore e responsabile del servizio di conservazione: rispettivamente, il fornitore accreditato indicato all’articolo 1.3(b) e la persona da questo nominata.

2.4 Contiquadri: l’intermediario tecnico che trasmette i documenti del Cliente al conservatore tramite Openapi S.p.A. Contiquadri non è il conservatore né il responsabile della conservazione e non assume nessuno dei due ruoli.

3. Nomina del responsabile della conservazione

3.1 Prima dell’attivazione della conservazione a norma, il Cliente indica nell’apposita scheda il nome, il codice fiscale e l’email della persona fisica che nomina responsabile della conservazione.

3.2 Il Cliente dichiara che la nomina è valida secondo le proprie regole interne, che la persona l’ha accettata e che possiede le competenze necessarie per il ruolo. Il Cliente comunica immediatamente a Contiquadri ogni sostituzione. Il nuovo responsabile sottoscrive nuovamente la delega prevista dall’articolo 4.

4. Delega del responsabile al conservatore

4.1 Il responsabile della conservazione delega al conservatore e al suo responsabile del servizio di conservazione le seguenti attività, come consentito dalle Linee guida AgID in vigore dal 1° gennaio 2022 (§4.6 e §4.7):

(a) definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti e gestire il sistema;
(b) gestire il processo di conservazione nel rispetto della legge, delle Linee guida e del manuale di conservazione del conservatore;
(c) generare e sottoscrivere i rapporti di versamento;
(d) generare e sottoscrivere i pacchetti di distribuzione ai fini dell’esibizione, con firma o sigillo qualificati ove richiesti;
(e) monitorare il corretto funzionamento del sistema di conservazione;
(f) verificare, almeno ogni cinque anni, l’integrità e la leggibilità dei documenti e dell’archivio;
(g) adottare misure contro l’obsolescenza dei formati, compresa la migrazione verso formati correnti;
(h) duplicare o copiare i documenti in caso di evoluzione tecnologica;
(i) applicare le misure di sicurezza del sistema di conservazione;
(j) assicurare l’intervento di un pubblico ufficiale quando previsto dalla legge;
(k) assistere le autorità di vigilanza e l’Agenzia delle Entrate nelle verifiche e nelle esibizioni;
(l) mantenere aggiornato il manuale di conservazione.

4.2 Il conservatore svolge tali attività secondo il proprio manuale di conservazione e le proprie condizioni, che il Cliente accetta attivando la conservazione a norma. Il manuale del conservatore prevale per quanto riguarda le modalità di svolgimento delle attività.

4.3 La delega dura per tutto il periodo in cui la conservazione a norma rimane attiva. Cessa secondo quanto previsto dall’articolo 8.

5. Obblighi che restano a carico del Cliente

5.1 Il contenuto dei documenti del Cliente e i relativi metadati.

5.2 Termine. La conservazione dei documenti fiscali deve essere completata entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi (DM 17 giugno 2014, art. 3). I documenti inviati prima dell’attivazione della conservazione a norma non vengono conservati da tale servizio. Il Cliente provvede autonomamente al loro versamento entro il termine.

5.3 Manuale di conservazione del Cliente. Il Cliente mantiene un proprio manuale, che può rinviare al manuale del conservatore per quanto riguarda il processo.

5.4 Periodi d’imposta. Il Cliente comunica a Contiquadri eventuali modifiche del proprio periodo d’imposta con almeno 3 mesi di anticipo.

5.5 Scarto. Il Cliente procede allo scarto dei documenti conservati solo nei casi consentiti dalla legge e ottiene le eventuali autorizzazioni necessarie.

5.6 Verifica. Il Cliente verifica nel servizio che i documenti risultino conservati e segnala a Contiquadri quelli che non lo sono.

6. Documenti, formati e versamento

6.1 I documenti sono le fatture elettroniche, le note di credito e le autofatture che il Cliente invia tramite Contiquadri e le fatture elettroniche che riceve tramite il servizio durante il periodo in cui la conservazione a norma è attiva.

6.2 Il formato è il file XML dello SdI, così come inviato o ricevuto, con i relativi metadati.

6.3 I documenti vengono trasmessi al conservatore al momento dell’invio o della ricezione.

6.4 Per ogni documento conservato viene addebitato il prezzo indicato nella pagina dei prezzi.

7. Esibizione e accesso

7.1 In caso di verifica fiscale o di altra richiesta legittima, il responsabile della conservazione richiede al conservatore un pacchetto di distribuzione tramite Contiquadri. Contiquadri inoltra la richiesta senza ritardo.

7.2 Il Cliente può continuare a scaricare da Contiquadri la copia di ogni file in qualsiasi momento durante il contratto.

8. Durata e cessazione

8.1 La conservazione a norma prosegue finché è attiva e il contratto è in vigore. Un titolare dell’organizzazione può disattivarla in qualsiasi momento. I documenti già conservati rimangono presso il conservatore per il rispettivo periodo di conservazione.

8.2 Alla cessazione del servizio di conservazione a norma, il Cliente dispone di 90 giorni per ottenere i pacchetti di distribuzione dei documenti conservati. Trascorsi i 90 giorni, la responsabilità della loro conservazione torna interamente a carico del Cliente.

8.3 Per passare a un altro conservatore, il Cliente ottiene i pacchetti di distribuzione entro tali 90 giorni e li versa presso il nuovo conservatore.

9. Responsabilità

9.1 Ciascuna parte risponde delle attività di propria competenza: il conservatore del processo di conservazione secondo le proprie condizioni; Contiquadri della corretta trasmissione dei documenti al conservatore; il Cliente del contenuto, del rispetto dei termini e degli obblighi previsti dall’articolo 5.

9.2 La responsabilità di Contiquadri è disciplinata dall’articolo 22 delle Condizioni generali di servizio.

10. Sottoscrizione

10.1 Il responsabile della conservazione e il legale rappresentante del Cliente sottoscrivono il presente allegato nel servizio, ciascuno tramite un codice monouso inviato al proprio indirizzo email. Contiquadri registra ogni sottoscrizione con la data e l’ora, l’account utilizzato e l’indirizzo IP.

10.2 Se il conservatore richiede un proprio modulo o una firma qualificata, viene sottoscritto anche tale modulo, che prevale.

10.3 Si applicano la legge e il foro previsti dalle Condizioni generali di servizio: [E-IT] legge italiana e foro della sede di Contiquadri / [E-DK] legge danese e tribunali di Copenaghen. La conservazione è disciplinata dalla legge italiana in entrambi i casi.