Contiquadri: Condizioni generali di servizio
Versione italiana della bozza inglese del 2026-09-29. Non in vigore. La versione italiana sarà sottoposta a un legale italiano prima della pubblicazione, una volta decisa la società contraente. I passaggi contrassegnati con [E-IT] si applicano se la società contraente è una S.r.l. italiana; quelli contrassegnati con [E-DK] si applicano se è una società danese. Di ciascuna coppia rimarrà una sola variante.
1. Identità e contatti
1.1 Contiquadri è un servizio gestito da [ENTITY NAME], con sede in [ENTITY ADDRESS], numero di iscrizione al registro [REGISTER NUMBER], partita IVA [VAT NUMBER] (di seguito «Contiquadri»). Il Cliente può contattare Contiquadri all’indirizzo supporto@contiquadri.it e al seguente recapito:.
1.2 [E-IT] La società è iscritta al Registro delle Imprese di, REA [REGISTER NUMBER], con capitale sociale di [SHARE CAPITAL] interamente versato,. Il suo indirizzo PEC è [PEC].
1.3 [E-DK] La società è iscritta al registro centrale delle imprese danese, CVR [REGISTER NUMBER].
2. Definizioni
2.1 Organizzazione: un’attività configurata in Contiquadri, con dati e collegamenti propri.
2.2 Titolare dell’organizzazione, collaboratore, commercialista: i tre ruoli che una persona può ricoprire in un’organizzazione (articolo 5).
2.3 Documento: una fattura, nota di credito o autofattura preparata in Contiquadri, nonché il relativo file inviato al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
2.4 Invio: l’azione con cui il Cliente seleziona «Invia» per un documento, oppure un passaggio di un flusso di lavoro configurato dal Cliente per eseguire l’invio.
2.5 Intermediario: Openapi S.p.A., che trasmette i documenti allo SdI e li riceve tramite il proprio canale accreditato, oppure il soggetto che Contiquadri incarichi di sostituirla ai sensi dell’articolo 26.
2.6 Conservazione a norma: la conservazione a lungo termine dei documenti, conforme alla legge, affidata a un conservatore accreditato secondo quanto previsto dall’Allegato conservazione.
2.7 Piano: un abbonamento mensile. Acquisto per documento: il pagamento per un singolo documento senza abbonamento a un piano (articolo 13.4).
3. Documenti contrattuali e ordine di prevalenza
3.1 Il contratto è composto dalle presenti condizioni, dalla pagina dei prezzi su contiquadri.it, dall’Accordo sul trattamento dei dati (DPA) e, se il Cliente utilizza la conservazione a norma, dall’Allegato conservazione.
3.2 In caso di contrasto, il DPA prevale per quanto riguarda i dati personali, l’Allegato conservazione per quanto riguarda la conservazione a norma e le presenti condizioni per ogni altra materia.
3.3 Il contratto si conclude quando l’organizzazione del Cliente viene creata durante la registrazione. Il Cliente può scaricare le presenti condizioni in formato PDF al momento della registrazione e, in qualsiasi momento, dal sito.
4. Servizio riservato a clienti professionali
4.1 Contiquadri è destinato a imprese, professionisti e altri enti che agiscono nell’ambito della propria attività commerciale, imprenditoriale o professionale. Registrandosi, il Cliente dichiara di agire in tale veste.
4.2 Al presente contratto non si applica la normativa a tutela dei consumatori.
5. Account, organizzazioni e ruoli
5.1 Ogni persona dispone di un accesso individuale con un secondo fattore di autenticazione. Il Cliente mantiene riservate le credenziali e risponde di tutte le attività svolte tramite gli accessi della propria organizzazione.
5.2 Il titolare dell’organizzazione può svolgere tutte le operazioni, comprese quelle relative alla fatturazione del servizio, ai ruoli e alla conservazione a norma. Il collaboratore gestisce le attività quotidiane: invio, ricezione, registrazione contabile e impostazioni. Il commercialista può consultare tutto e inviare documenti, ma non può modificare le impostazioni. Può registrare contabilmente le fatture ricevute solo se un titolare dell’organizzazione lo autorizza.
5.3 Uno studio commercialista può accedere all’organizzazione di un cliente solo tramite un collegamento accettato sia dal cliente sia dallo studio. Il cliente può revocare il collegamento in qualsiasi momento. L’accesso cessa entro un minuto dalla revoca.
5.4 Il commercialista agisce su autorizzazione del Cliente. Il rapporto tra il Cliente e il commercialista riguarda esclusivamente loro. Contiquadri non ne è parte e non ne risponde.
5.5 Il Cliente invita e rimuove le persone abilitate ad accedere. Informa immediatamente Contiquadri se sospetta un uso improprio di un accesso.
6. Oggetto e limiti del servizio
6.1 Contiquadri prepara i documenti a partire dai dati forniti dal Cliente o dal software del Cliente collegato al servizio, ad esempio Zoho Books. Li invia tramite l’intermediario, riceve le fatture dei fornitori, mostra ogni esito e mantiene una copia di ciascun file inviato e ricevuto. Se il Cliente lo sceglie, trasmette i documenti alla conservazione a norma.
6.2 Per le fatture di fornitori esteri, Contiquadri può leggere il PDF e proporre i dati di un’autofattura. Ogni dato è una proposta. Il Cliente conferma ciascun dato prima che l’autofattura venga creata. Contiquadri non conserva quel PDF. Diverso è il caso di un documento che il Cliente carica per farlo leggere, ad esempio una fattura in PDF, una scansione o una foto: Contiquadri lo conserva, insieme a quanto ne è stato letto, per la durata del contratto e per il periodo previsto dall’articolo 17. Se il Cliente elimina la fattura ricavata da esso, il documento e la sua lettura vengono eliminati con essa.
6.3 Contiquadri non presta consulenza fiscale, contabile o legale. L’assistenza spiega il funzionamento del servizio. Non indica al Cliente quale aliquota IVA, tipo di documento o trattamento fiscale applicare.
6.4 Contiquadri non ha poteri né obblighi in merito al contenuto dei documenti del Cliente. Sono di competenza del Cliente l’indicazione delle parti, gli importi, la base imponibile, le aliquote IVA e i codici natura, la numerazione, il codice destinatario e gli altri dati richiesti dall’art. 21 del DPR 633/72.
7. Mandato per l’emissione e la trasmissione
7.1 Il Cliente conferisce a Contiquadri e, per suo tramite, all’intermediario il mandato a generare, emettere e trasmettere i documenti allo SdI in nome e per conto del Cliente. Il mandato comprende la firma dei documenti quando richiesta. Si applica ogni volta che il Cliente seleziona «Invia» o che un flusso di lavoro da lui configurato esegue un invio.
7.2 Quando il file deve indicare un soggetto terzo che emette il documento per conto del Cliente, viene indicato Contiquadri o l’intermediario, secondo quanto richiesto dalla legge e dalle specifiche dello SdI.
7.3 Il numero della fattura è quello assegnato in base alle impostazioni del Cliente; per una fattura proveniente da Zoho, è il numero della relativa proforma. Le autofatture e le note di credito hanno serie di numerazione proprie in Contiquadri.
7.4 Il mandato riguarda esclusivamente i documenti che il Cliente invia. Cessa alla cessazione del contratto, salvo per i documenti già inviati.
8. Obblighi del Cliente
8.1 Il Cliente fornisce dati corretti e completi e controlla ogni documento prima dell’invio.
8.2 Il Cliente verifica ogni esito. Un documento scartato dallo SdI si considera non emesso. Il Cliente dispone di 5 giorni dalla notifica di scarto per inviarlo nuovamente. Il rispetto di tale termine resta a suo carico.
8.3 Il rispetto del termine di 12 giorni per l’emissione della fattura immediata, previsto dall’art. 21, comma 4, del DPR 633/72, e di ogni altra scadenza fiscale resta a carico del Cliente.
8.4 Il Cliente consegna una copia ai propri clienti consumatori quando la legge lo richiede. Gestisce le notifiche relative ai documenti che lo SdI non è riuscito a recapitare.
8.5 Il Cliente emette autofatture solo nei casi consentiti dalla legge e sulla base dei fatti che dichiara.
8.6 Il Cliente non utilizza il servizio per scopi illeciti, per inviare documenti che non è autorizzato a inviare, né per attaccare o sovraccaricare il servizio.
9. Tempi, disponibilità e interruzioni
9.1 Contiquadri consegna il documento all’intermediario entro [2] ore dall’invio disposto dal Cliente, di norma entro pochi minuti. Contiquadri non controlla i successivi tempi di elaborazione dello SdI.
9.2 Il SdI, l’Agenzia delle Entrate e i relativi sistemi sono al di fuori del controllo di Contiquadri.
9.3 Quando possibile, Contiquadri comunica nel servizio gli interventi di manutenzione programmata con almeno 48 ore di anticipo.
9.4 In caso di interruzione degli invii, Contiquadri informa i titolari e i collaboratori delle organizzazioni interessate tramite il servizio e via email. Li informa nuovamente al ripristino degli invii.
9.5 Durante un’interruzione, il Cliente può sempre emettere e inviare autonomamente i documenti, senza costi, tramite il portale «Fatture e Corrispettivi» dell’Agenzia delle Entrate. Il Cliente è invitato a effettuare gli invii con sufficiente anticipo rispetto alle scadenze.
9.6 Contiquadri invia un’email ai titolari e ai collaboratori immediatamente in caso di scarto di un documento e una volta al giorno quando sono necessarie operazioni. Queste email sono un ausilio per il Cliente. Non modificano le scadenze, il cui rispetto resta a carico del Cliente anche se un’email è disattivata o non viene recapitata.
10. Ricezione
10.1 Per ricevere le fatture dei fornitori in Contiquadri, il Cliente o il suo commercialista registra il codice destinatario dell’intermediario presso l’Agenzia delle Entrate. Contiquadri non può effettuare la registrazione per conto del Cliente. Da quel momento lo SdI recapita a quel codice tutte le fatture elettroniche in entrata del Cliente, indipendentemente da quanto indicato dai fornitori.
10.2 Le fatture ricevute vengono mantenute e rese consultabili indipendentemente dal piano e dallo stato dei pagamenti.
10.3 Alla cessazione del contratto, il Cliente registra un altro indirizzo o canale presso l’Agenzia delle Entrate e ne informa i fornitori. Se continuano ad arrivare fatture, non si applica alcuna penale. Le fatture pervenute vengono mantenute e possono essere scaricate ai sensi dell’articolo 17.
11. Conservazione a norma
11.1 La copia di ciascun file mantenuta da Contiquadri non costituisce conservazione a norma.
11.2 La conservazione a norma resta disattivata finché un titolare dell’organizzazione non la attiva. Il Cliente può scegliere il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, al quale aderisce autonomamente; la conservazione a norma offerta tramite Contiquadri e gestita da un conservatore accreditato; oppure un proprio fornitore.
11.3 L’Allegato conservazione disciplina i ruoli, la delega e i tempi. Il rispetto delle scadenze di conservazione resta a carico del Cliente.
12. Servizi di terzi
12.1 Il software del Cliente, ad esempio Zoho, resta soggetto alle proprie condizioni. Contiquadri vi legge e scrive dati solo in base ai collegamenti e alle autorizzazioni del Cliente.
12.2 Contiquadri si avvale di Openapi S.p.A. come intermediario per l’invio, la ricezione e la conservazione a norma; di Amazon Web Services per l’hosting, l’invio delle email e la lettura dei documenti caricati; e di Mollie B.V. per i pagamenti (articolo 14).
12.3 Contiquadri può sostituire un fornitore, compreso l’intermediario, purché ciò non riduca il servizio reso al Cliente (articolo 26).
13. Piani, acquisti per documento, prova e prezzi
13.1 Prova. Ogni nuova organizzazione dispone di una prova gratuita di 30 giorni o 20 invii, a seconda di quale limite venga raggiunto prima. Non è necessario un metodo di pagamento. Al termine della prova gli invii vengono sospesi finché il Cliente non sceglie un piano o paga per un documento. Le altre funzioni restano disponibili.
13.2 Piani. La pagina dei prezzi indica, per ogni piano, il canone mensile, gli invii inclusi e il prezzo di ciascun invio aggiuntivo. La ricezione, i download e le copie dei file mantenute da Contiquadri sono inclusi. Il piano per gli studi commercialisti prevede un prezzo per cliente.
13.3 Conservazione a norma. La conservazione a norma viene addebitata per documento, secondo quanto indicato nella pagina dei prezzi.
13.4 Acquisto per documento. Un’organizzazione senza un piano può pagare con carta per un singolo documento. Il pagamento copre una sola volta quel documento, compreso il suo nuovo invio dopo uno scarto. Non costituisce un abbonamento e non comporta rinnovi. Questa modalità non è disponibile in presenza di pagamenti scaduti.
13.5 Modifiche dei prezzi. Contiquadri modifica i prezzi solo con un preavviso di almeno 30 giorni, comunicato via email e nel servizio. Il Cliente può disdire prima che la modifica abbia effetto. I prezzi non sono soggetti a indicizzazione automatica.
13.6 Imposte. I prezzi sono al netto dell’IVA.
13.7 [E-IT] Contiquadri applica l’IVA italiana al 22%.
13.8 [E-DK] Contiquadri non applica l’IVA. Il servizio è prestato all’attività del Cliente in Italia; il Cliente assolve quindi l’IVA mediante inversione contabile (art. 7-ter del DPR 633/72). Occorre emettere un’autofattura (TD17) per ogni fattura di Contiquadri. Contiquadri prepara ogni mese tale autofattura nel servizio, senza costi e senza conteggiarla tra gli invii del piano. Il Cliente la controlla e la invia.
14. Pagamenti
14.1 Contiquadri si avvale di Mollie B.V., Amsterdam, Paesi Bassi, per elaborare i pagamenti. I dati personali del pagatore — nome, email, IBAN o dati della carta e dettagli di ciascun pagamento — vengono condivisi con Mollie. Mollie li tratta in qualità di titolare autonomo del trattamento, secondo la propria informativa sulla privacy. I dati della carta vengono inseriti nei campi di Mollie presenti sulla pagina di Contiquadri e non pervengono mai a Contiquadri.
14.2 Il Cliente paga mediante addebito diretto SEPA o carta. Conferisce un mandato per l’addebito dell’importo mensile sul conto o sulla carta prescelti.
14.3 Il primo giorno di ogni mese Contiquadri addebita il canone del mese che inizia e gli invii aggiuntivi del mese appena concluso. Il canone del primo mese viene addebitato per intero al momento della sottoscrizione.
14.4 Preavviso SEPA. Il Cliente accetta che l’email di addebito, inviata almeno 2 giorni lavorativi prima dell’addebito, costituisca il preavviso dell’importo e della data, in sostituzione del termine ordinario di 14 giorni. Il Cliente mantiene il diritto di chiedere alla propria banca il rimborso di un addebito entro 8 settimane. Il rimborso non pone fine al contratto e l’importo resta dovuto.
14.5 Pagamenti non riusciti. Se un pagamento non va a buon fine, Contiquadri effettua un solo nuovo tentativo dopo 5 giorni. Il Cliente dispone di un periodo di tolleranza di 14 giorni dal mancato pagamento. Trascorso tale periodo, gli invii vengono sospesi fino al pagamento dell’importo dovuto. La consultazione, la ricezione e i download non vengono mai sospesi.
14.6 Fatture di Contiquadri. [E-IT] Contiquadri emette le proprie fatture in formato elettronico tramite lo SdI. [E-DK] Contiquadri emette le proprie fatture in formato PDF e le invia via email, indicando l’inversione contabile e le partite IVA di entrambe le parti.
15. Durata, rinnovo e disdetta
15.1 Il piano ha durata mensile, per mese solare, e si rinnova automaticamente ogni mese.
15.2 Un titolare dell’organizzazione può disdire in qualsiasi momento dal servizio, seguendo il percorso Impostazioni → Fatturazione → Disdici. La disdetta ha effetto alla fine del mese in corso; fino ad allora il Cliente può continuare a inviare. Il primo giorno del mese successivo Contiquadri addebita gli invii aggiuntivi dell’ultimo mese e poi revoca il mandato di addebito. Un titolare dell’organizzazione può annullare la disdetta prima della fine del mese.
15.3 Non sono previsti rimborsi del canone per frazioni di mese.
15.4 Contiquadri può recedere dal contratto con un preavviso di 60 giorni via email. In tal caso rimborsa i canoni già pagati per periodi successivi alla cessazione.
16. Sospensione
16.1 Contiquadri può sospendere l’accesso, in tutto o in parte, per esigenze di sicurezza, per obbligo di legge o disposizione di un’autorità, oppure in caso di grave violazione delle presenti condizioni da parte del Cliente. Quando possibile, Contiquadri ne dà comunicazione preventiva; in ogni caso ne dà comunicazione successiva, indicandone il motivo.
16.2 In caso di mancato pagamento vengono sospesi solo gli invii (articolo 14.5).
17. Cessazione del contratto e dati del Cliente
17.1 Per 12 mesi dalla cessazione del contratto o dal termine della prova, i titolari dell’organizzazione possono ancora accedere e scaricare ogni file dei documenti, ricevuta dello SdI e PDF nel formato originale, nonché le raccolte per periodo con il relativo indice.
17.2 Trascorsi i 12 mesi, Contiquadri elimina i documenti e i file dell’organizzazione, le sue persone e i relativi accessi, i suoi dati identificativi, i collegamenti al software di contabilità e la registrazione presso l’intermediario. Conserva le registrazioni degli addebiti al Cliente per il tempo richiesto dalla legge (articolo 4 dell’Informativa sulla privacy): ciascun addebito e il documento cui si riferisce, con il nome, la partita IVA e il codice fiscale dell’organizzazione, il suo piano e l’esito della verifica della sua partita IVA; non indicano più quale utente ha inviato ciascun documento. L’eliminazione si riflette nelle copie di backup dei database entro 12 mesi, nelle versioni precedenti dei file entro 90 giorni e nei registri delle richieste entro 1 anno.
17.3 Per i documenti in conservazione a norma si applica l’Allegato conservazione.
17.4 La ricezione dopo la cessazione è disciplinata dall’articolo 10.3.
18. Titolarità dei contenuti
18.1 I documenti, i dati e i file del Cliente appartengono al Cliente. Contiquadri non rivendica alcun diritto su di essi.
18.2 Il Cliente concede a Contiquadri una licenza per elaborarli esclusivamente nella misura necessaria a fornire il servizio, per la durata del contratto e per il periodo previsto dall’articolo 17.
18.3 Contiquadri può produrre statistiche anonime e aggregate sull’uso del servizio. Tali statistiche non identificano mai il Cliente, i suoi clienti o i suoi fornitori.
18.4 Il software, il sito e il nome Contiquadri appartengono a Contiquadri. Il Cliente acquisisce un diritto non esclusivo e non trasferibile di utilizzare il servizio per la durata del contratto.
19. Riservatezza
19.1 Ciascuna parte mantiene riservate le informazioni non pubbliche dell’altra e le utilizza esclusivamente ai fini del presente contratto, per la sua durata e per i 3 anni successivi.
19.2 Tale obbligo non si applica alle informazioni pubbliche o già note, né a quelle la cui divulgazione sia imposta dalla legge o da un’autorità.
20. Dati personali
20.1 Contiquadri è titolare del trattamento dei dati relativi alle persone dell’organizzazione, all’account e alla fatturazione del servizio. L’Informativa sulla privacy descrive il trattamento di tali dati.
20.2 Per i dati personali contenuti nei documenti, il Cliente è titolare del trattamento e Contiquadri è responsabile del trattamento per suo conto. Si applica il DPA.
21. Garanzie
21.1 Contiquadri fornisce il servizio con ragionevole competenza e diligenza e lo mantiene conforme alle regole tecniche dello SdI e alle loro modifiche.
21.2 Contiquadri non garantisce un servizio ininterrotto o privo di errori.
22. Responsabilità
22.1 La responsabilità complessiva di Contiquadri ai sensi del presente contratto è limitata ai corrispettivi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti il primo evento che ha dato origine alla responsabilità.
22.2 Contiquadri non risponde dei danni indiretti, né di perdite di profitto, di attività commerciale o di reputazione.
22.3 Contiquadri non risponde dei malfunzionamenti dello SdI o dell’Agenzia delle Entrate, degli scarti causati dai dati del Cliente, né delle sanzioni o degli interessi fiscali applicati al Cliente, salvo che siano causati da dolo o colpa grave di Contiquadri.
22.4 Nessuna disposizione del presente contratto limita la responsabilità per dolo o colpa grave ([E-IT] art. 1229 c.c.; [E-DK] la corrispondente norma del diritto danese), né la responsabilità che le norme inderogabili sulla protezione dei dati non consentono di limitare.
23. Manleva
23.1 Il Cliente tiene indenne Contiquadri dalle pretese di terzi derivanti dal contenuto dei documenti del Cliente o dal suo uso illecito del servizio.
24. Forza maggiore
24.1 Nessuna parte risponde degli inadempimenti causati da eventi al di fuori del proprio ragionevole controllo. Tali eventi comprendono i malfunzionamenti dello SdI, dell’intermediario e dei fornitori cloud non causati da Contiquadri, le interruzioni di internet o dell’energia elettrica, gli attacchi alle reti e i provvedimenti delle autorità.
24.2 La parte interessata informa l’altra senza ritardo e riprende l’esecuzione non appena possibile.
25. Modifiche delle condizioni
25.1 Contiquadri comunica le modifiche con almeno 30 giorni di preavviso, via email e nel servizio. Il Cliente può disdire prima che la modifica abbia effetto.
25.2 Una modifica imposta dalla legge, da un’autorità o dalle regole dello SdI può avere effetto prima, con il massimo preavviso possibile.
26. Cessione del contratto e affidamento a terzi
26.1 Contiquadri può avvalersi di subfornitori e sostituire i fornitori, compreso l’intermediario, purché il servizio non venga ridotto. Per i responsabili del trattamento si applica il preavviso previsto dal DPA.
26.2 Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto di Contiquadri. Contiquadri può cederlo a una società che subentri nella gestione del servizio, dandone comunicazione al Cliente.
27. Comunicazioni
27.1 Contiquadri invia le comunicazioni agli indirizzi email dei titolari dell’organizzazione e tramite il servizio. Il Cliente invia le comunicazioni a supporto@contiquadri.it.
27.2 [E-IT] Le comunicazioni formali a Contiquadri possono essere inviate anche all’indirizzo PEC [PEC].
28. Lingua e disposizioni generali
28.1 Le presenti condizioni sono disponibili in italiano e in inglese..
28.2 Il presente contratto costituisce l’intero accordo sul suo oggetto. L’invalidità di una clausola non pregiudica le restanti disposizioni. Il mancato esercizio di un diritto non costituisce rinuncia allo stesso.
29. Legge applicabile e foro competente
29.1 [E-IT] Il presente contratto è regolato dalla legge italiana. È competente in via esclusiva il foro di [the city of our seat, [ENTITY ADDRESS]].
29.2 [E-DK] Il presente contratto è regolato dalla legge danese. Sono competenti in via esclusiva i tribunali di Copenaghen (art. 25 del Regolamento (UE) n. 1215/2012).
29.3 Ai documenti del Cliente si applica la normativa italiana in materia fiscale, di fatturazione elettronica e di conservazione, indipendentemente dalla scelta che precede.
30. Approvazione specifica delle clausole
30.1 [E-IT] Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Cliente approva specificamente le seguenti clausole: 5.4 (rapporto con il commercialista); 9.1, 9.2 e 9.6 (tempi e scadenze); 10.3 (ricezione dopo la cessazione); 13.5 (modifiche dei prezzi); 14.4 (preavviso abbreviato); 14.5 e 16 (sospensione); 15.1 (rinnovo automatico); 15.4 (recesso di Contiquadri); 17.2 (eliminazione dei dati); 22 (limiti di responsabilità); 24 (forza maggiore); 25 (modifiche delle condizioni); 26.2 (cessione del contratto); 29 (legge applicabile e foro competente).
30.2 [E-IT] Il Cliente approva tali clausole durante la registrazione inserendo un codice monouso inviato alla propria email, con l’elenco delle clausole mostrato accanto. Contiquadri registra l’approvazione con la data e l’ora, l’account utilizzato e l’indirizzo IP.
30.3 [E-DK] Il presente articolo non si applica.